Algemene voorwaarden

In het kort

• Je betaalt per maand, de prijs van je pakket staat op de prijzenpagina. Er zijn geen opstartkosten.
• Je zegt zelf op in de staff-app, onder Abonnement. Het abonnement stopt aan het einde van de lopende periode.
• Bij elk pakket hoort een verwerkersovereenkomst: artikel 12 hieronder.
• Je kunt je gegevens altijd exporteren, ook na het opzeggen.
• Fit Relay draait op eigen servers in Nederland.

1. Wie we zijn

Deze voorwaarden zijn van NForce IT, handelend onder de naam Fit Relay, KvK 60066350, btw NL002161960B51, info@fitrelay.app (hierna: Fit Relay).

2. Begrippen

• Klant: het bedrijf (rechtspersoon of eenmanszaak met een KvK-nummer) dat de Overeenkomst met Fit Relay sluit, zoals een gym, studio of personal trainer. Fit Relay sluit geen overeenkomsten met consumenten.
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen Fit Relay en de Klant over het gebruik van de Dienst, waarvan deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst in artikel 12 deel uitmaken.
• Dienst: het Fit Relay-platform, met de ledenapp (web en iOS), de staff-app en de onderliggende systemen, zoals beschreven op fitrelay.app.
• Pakket: het pakket dat de Klant kiest (Solo, Studio, Club of Enterprise), met zijn prijs, inbegrepen leden, coaches en locaties, en functies (Bijlage 1).
• Lid: een persoon die de Klant begeleidt en toegang geeft tot de Dienst.
• Gebruiker: iedereen die de Dienst via de Klant gebruikt: Leden, coaches, managers en het organisatie-account.
• Locatie: een gym van de Klant in de Dienst, elk met een eigen adres.
• Ledenbetalingen: betalingen van Leden aan de Klant die via de Dienst lopen.
• Credits: eenheden in de Dienst waarmee Leden boeken; ze zijn geen geld en niet inwisselbaar voor geld.

3. Toepasselijkheid en totstandkoming

Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van en elke overeenkomst met Fit Relay. De voorwaarden van de Klant gelden niet. Een aanbod is vrijblijvend.

De Overeenkomst komt tot stand wanneer Fit Relay de aanvraag van de Klant schriftelijk (ook per e-mail) bevestigt en het organisatie-account opent, of wanneer de Klant een bestelling op fitrelay.app afrondt. Daarmee aanvaardt de Klant deze voorwaarden, inclusief de verwerkersovereenkomst in artikel 12.

Fit Relay mag een klant zonder opgaaf van redenen weigeren. Afwijkingen gelden alleen als ze schriftelijk (ook per e-mail) zijn afgesproken.

4. Looptijd en opzeggen

De Overeenkomst loopt per maand, gerekend vanaf de startdatum, en wordt elke maand voortgezet tot zij wordt opgezegd. Er is geen minimale looptijd en er zijn geen opstartkosten.

De Klant zegt op met het organisatie-account in de staff-app, onder Abonnement, of per e-mail aan info@fitrelay.app. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende periode; tot die dag kan de Klant haar ongedaan maken. Betaalde periodes worden niet terugbetaald. Fit Relay kan opzeggen met inachtneming van een termijn van ten minste een maand.

Fit Relay mag de Overeenkomst direct beëindigen als de Klant failliet wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, of deze voorwaarden ernstig schendt en dat na een schriftelijke ingebrekestelling niet binnen een redelijke termijn herstelt.

5. Prijzen en betaling

De prijzen van de Pakketten zijn die op fitrelay.app op het moment dat de Overeenkomst tot stand komt; Bijlage 1 toont ze. Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw.

Fit Relay factureert per maand vooraf via Stripe. Een factuur moet binnen 14 dagen zijn betaald, met de betaalmiddelen die de factuur aanbiedt.

Waar een Pakket dat biedt, worden extra Leden boven het inbegrepen aantal, extra coaches en extra Locaties in rekening gebracht tegen de prijzen in Bijlage 1, tot het maximum van het Pakket. Een extra die halverwege een maand wordt toegevoegd, wordt naar rato voor de rest van die maand gefactureerd.

Wordt een factuur niet op tijd betaald, dan stuurt Fit Relay een herinnering. Is de factuur 30 dagen na de vervaldatum nog niet betaald, dan mag Fit Relay, na een schriftelijke aankondiging van 14 dagen, de toegang tot de Dienst opschorten tot er is betaald. Gegevens worden daarbij niet verwijderd.

Fit Relay mag zijn prijzen wijzigen met een aankondiging van ten minste 30 dagen. Een wijziging geldt vanaf de volgende periode, nooit met terugwerkende kracht, en de Klant mag opzeggen voordat zij ingaat.

6. Ledenbetalingen en credits

In Pakketten met betalingen (Studio, Club, Enterprise) kan de Klant producten aan Leden verkopen, die via Stripe betalen (iDEAL, kaart of SEPA-incasso). Hoe en wanneer de ontvangen bedragen de Klant bereiken, en welke kosten daarbij horen, spreken Fit Relay en de Klant schriftelijk af vóór de eerste ledenbetaling.

De Klant is de verkoper tegenover zijn Leden: hij bepaalt zijn producten, prijzen en eigen voorwaarden, en is verantwoordelijk voor zijn verplichtingen tegenover Leden, waaronder het consumentenrecht (zoals het herroepingsrecht) en terugbetalingen.

Leden accepteren hun contract met de Klant door op de aanbiedingspagina de vakjes aan te vinken; de Dienst legt het bewijs van die acceptatie voor de Klant vast. Credits zijn geen geld, niet inwisselbaar voor geld en hebben buiten de Dienst geen waarde.

7. Pakketten, limieten en redelijk gebruik

Elk Pakket heeft een aantal inbegrepen Leden, coaches en Locaties en een set functies (Bijlage 1). Elk Lid met een actief lidmaatschap telt mee, ook Leden die een tijd niet actief zijn. Boven het inbegrepen aantal rekent de Dienst het extra af (artikel 5); boven het maximum van het Pakket weigert hij de toevoeging tot de Klant naar een ander Pakket gaat.

De Klant kan altijd van Pakket wisselen. De wissel gaat direct in; het verschil wordt naar rato verrekend op de volgende factuur.

De Klant gebruikt de Dienst zoals een redelijk handelend bedrijf, om zijn eigen Leden te begeleiden, en verkoopt hem niet door, probeert de beveiliging niet te doorbreken, overbelast hem niet en gebruikt hem niet voor onrechtmatige inhoud. De Dienst begrenst hoe vaak een adres verzoeken mag doen; dat beschermt elke klant.

8. Verplichtingen van de Klant

De Klant houdt zijn inloggegevens en de tweede stap van zijn Gebruikers geheim, geeft alleen toegang aan wie die nodig heeft, en is verantwoordelijk voor wat zijn Gebruikers in de Dienst doen.

De Klant is verantwoordelijk voor de inhoud die hij invoert, zoals schema's, voedingsadvies en berichten, en voor het professionele advies van zijn coaches. Fit Relay geeft geen medisch, trainings- of voedingsadvies.

De Klant zorgt dat hij een grondslag heeft voor de persoonsgegevens die hij invoert, ook de uitzondering onder artikel 9 AVG voor gezondheidsgegevens, en informeert zijn Leden daarover. De Klant regelt zelf de DNS-records van zijn eigen domein als hij dat gebruikt.

9. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

Fit Relay spant zich redelijkerwijs in om de Dienst beschikbaar en werkend te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Voor Enterprise kan een serviceniveau in een aparte SLA worden afgesproken.

Gepland onderhoud gebeurt bij voorkeur buiten kantooruren en wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd. Fit Relay mag de Dienst doorontwikkelen en wijzigen, mits de kernfuncties blijven.

Ondersteuning krijg je per e-mail via info@fitrelay.app; we antwoorden op werkdagen.

10. Hosting en beveiliging

De Dienst draait op eigen servers van NForce IT in Nederland. Fit Relay neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen, waaronder tweestapsverificatie voor elk account, versleuteling tijdens transport, scheiding van de gegevens van elke klant in de database en logging van toegang.

11. Intellectueel eigendom

Alle intellectuele-eigendomsrechten op de Dienst, waaronder software, vormgeving, de gedeelde bibliotheken met oefeningen, voedingsmiddelen en maaltijden die Fit Relay levert, en documentatie, blijven bij Fit Relay of zijn licentiegevers. De Klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken zolang de Overeenkomst loopt.

De Klant behoudt de rechten op de inhoud en gegevens die hij invoert, waaronder zijn logo en zijn eigen schema's, en geeft Fit Relay het recht die alleen te gebruiken om de Dienst te leveren.

De bibliotheken worden gedeeld tussen klanten. Oefeningen, voedingsmiddelen, maaltijden en schema's die een coach van de Klant aan de gedeelde bibliotheek toevoegt, zien ook de coaches van andere klanten, en ze blijven na het einde van de Overeenkomst in de bibliotheek. De Klant geeft Fit Relay daarvoor een kosteloos, blijvend gebruiksrecht. Wil de Klant iets niet delen, dan zet hij het niet in de gedeelde bibliotheek.

12. Verwerkersovereenkomst

Voor de persoonsgegevens die de Klant over zijn Leden en medewerkers in de Dienst invoert, is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Fit Relay verwerker in de zin van artikel 28 AVG. Dit artikel is de verwerkersovereenkomst tussen partijen. Zij maakt deel uit van elke Overeenkomst, bij elk Pakket. Een verwerkersovereenkomst op maat is onderdeel van Enterprise.

Fit Relay:

• verwerkt de gegevens alleen om de Dienst te leveren en volgens de gedocumenteerde instructies van de Klant, waaronder deze voorwaarden en de instellingen die de Klant in de Dienst kiest, en nooit voor eigen doeleinden;
• zorgt dat iedereen die de gegevens kan inzien tot geheimhouding verplicht is;
• neemt de beveiligingsmaatregelen uit artikel 10 en houdt die op peil;
• zet alleen deze subverwerkers in: Stripe voor betalingen, Google Workspace voor mail en Apple voor pushmeldingen. Een nieuwe subverwerker meldt Fit Relay ten minste 30 dagen vooraf per e-mail; de Klant kan daartegen bezwaar maken en, als dat niet wordt opgelost, de Overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum;
• helpt de Klant bij verzoeken van betrokkenen, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder;
• meldt een inbreuk op de beveiliging die persoonsgegevens van de Klant treft zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat Fit Relay haar ontdekte, met de informatie die de Klant nodig heeft voor zijn eigen melding;
• stelt de Klant de informatie ter beschikking die nodig is om naleving aan te tonen, en werkt eens per jaar mee aan een audit door de Klant of een onafhankelijke auditor, met een aankondiging van 30 dagen en op kosten van de Klant;
• geeft de gegevens na het einde van de Overeenkomst terug of verwijdert ze, naar keuze van de Klant. Het organisatie-account kan alle gegevens van de organisatie altijd zelf exporteren, ook na het opzeggen; wat een Lid zelf over zijn gezondheid vastlegt, zit in de eigen export van dat Lid. Tot de Klant ze verwijdert of om verwijdering vraagt, bewaart Fit Relay de gegevens.

Met toestemming van de bezoeker meet Fit Relay met Google Analytics ook het gebruik van de apps en van de pagina's van de Klant, zonder namen of gezondheidsgegevens. Dat doet Fit Relay als verwerkingsverantwoordelijke; daarvoor geldt de privacyverklaring van Fit Relay. Hetzelfde geldt voor de eigen klantadministratie van Fit Relay, de website en de beveiligingslogging.

13. Einde van de Overeenkomst en je gegevens

Als de Overeenkomst eindigt, eindigt de toegang van de Gebruikers van de Klant aan het einde van de laatst betaalde periode. Het organisatie-account kan daarna nog alle gegevens exporteren.

Fit Relay bewaart de gegevens van de Klant tot de Klant ze verwijdert of Fit Relay vraagt ze te verwijderen of terug te geven, zoals artikel 12 regelt. Facturen bewaart Fit Relay zo lang als de wet voorschrijft.

14. Aansprakelijkheid

Fit Relay is alleen aansprakelijk voor directe schade door een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, en pas na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn om die te herstellen. De aansprakelijkheid is per jaar beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de Dienst betaalde.

Fit Relay is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, bedrijfsstilstand en schade door verloren of beschadigde gegevens, noch voor schade door de inhoud van de Klant, het advies van zijn coaches, of de diensten van derden zoals Stripe, Google en Apple.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Fit Relay. Een vordering vervalt als zij niet schriftelijk is gemeld binnen twaalf maanden nadat de Klant de schade ontdekte of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.

15. Overmacht

Fit Relay hoeft niet na te komen zolang omstandigheden buiten zijn invloed dat verhinderen, waaronder storingen bij derden waarvan hij afhankelijk is (stroom, internet, Stripe, Google, Apple), cyberaanvallen die hij redelijkerwijs niet kon voorkomen, en overheidsmaatregelen. Duurt overmacht langer dan 30 dagen, dan mag elke partij de Overeenkomst schriftelijk beëindigen.

16. Geheimhouding

Beide partijen houden vertrouwelijk wat zij van elkaars bedrijf te weten komen en waarvan zij weten of moeten weten dat het vertrouwelijk is, ook na het einde van de Overeenkomst.

17. Wijziging van deze voorwaarden

Fit Relay mag deze voorwaarden wijzigen. Hij kondigt een wijziging per e-mail ten minste 30 dagen voor de ingangsdatum aan. Is de wijziging in het nadeel van de Klant, dan mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop zij ingaat.

18. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing; het Weens Koopverdrag is uitgesloten. Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Groningen.

Deze voorwaarden zijn er in het Nederlands en het Engels; bij verschil gaat de Nederlandse tekst voor.

Bijlage 1: de pakketten

De pakketten met hun prijzen per maand, exclusief btw, zoals ze nu gelden.

Pakketten laden…