Privacyverklaring
Welke gegevens we verwerken, waarvoor en hoe lang, en wat je rechten zijn.
Geldig vanaf 1 oktober 2026.
Zo lees je deze verklaring
In deze verklaring lees je wat NForce IT, handelend onder de naam Fit Relay, met persoonsgegevens doet. Fit Relay heeft twee rollen.
Voor deze website, voor de bedrijven die Fit Relay afnemen en voor hun contactpersonen bepaalt Fit Relay wat er met de gegevens gebeurt: dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
Voor de gegevens die een gym, studio of personal trainer in Fit Relay vastlegt over zijn leden en medewerkers, ook gezondheidsgegevens, is de gym verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Fit Relay de gegevens in opdracht van de gym, als verwerker. Train je bij een gym die Fit Relay gebruikt? Dan geldt voor die gegevens de privacyverklaring van je gym, en stel je je vragen daarover eerst aan je gym. Wij helpen je gym ze te beantwoorden.
Wie we zijn
NForce IT, handelend onder de naam Fit Relay, KvK 60066350, btw NL002161960B51.
Vragen over privacy stuur je naar privacy@fitrelay.app.
We hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld. Alle vragen over privacy komen bij de eigenaar zelf terecht, via het adres hierboven.
Wat we als verwerkingsverantwoordelijke verwerken
Voor deze verwerkingen bepalen wij het doel. Per verwerking staat erbij welke gegevens het zijn, waarvoor en op welke grondslag (artikel 6 AVG).
| Verwerking | Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Bezoek aan fitrelay.app | De noodzakelijke cookies; technische gegevens die je browser meestuurt (IP-adres, browser, de pagina) in de serverlogs | De site tonen, je thema en taal onthouden, beveiliging | Gerechtvaardigd belang: een werkende, veilige site |
| Statistieken, alleen met je toestemming | Cookies van Google Analytics en de pagina's en handelingen die je gebruikt; als je bent ingelogd je rol (lid, coach, manager) en de korte naam van je gym. Nooit je naam, e-mailadres of iets uit een check-in of een andere gezondheidsgegeven | Begrijpen hoe Fit Relay wordt gebruikt en het verbeteren | Toestemming; je kunt die altijd intrekken |
| Het contactformulier | Onderwerp, bedrijfsnaam, KvK-nummer, je naam, e-mailadres, een optioneel telefoonnummer, je bericht | Je antwoorden, en een offerte of overeenkomst voorbereiden | Gerechtvaardigd belang; stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst |
| Aanmelden als gym op fitrelay.app/start | Het gekozen pakket, de bedrijfsnaam, het KvK-nummer, het btw-nummer, het factuuradres en eventueel het telefoonnummer, de naam, het webadres (en eventueel het eigen domein) en het adres van de gym, je naam en e-mailadres, en je akkoord met de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst (wie, welke versie, wanneer) | Je organisatie aanmaken, het abonnement via Stripe laten betalen en je account openen; aantonen dat de voorwaarden zijn aanvaard | Overeenkomst: stappen op jouw verzoek om de overeenkomst te sluiten en uit te voeren; wettelijke plicht voor de verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) |
| Botbescherming (Google reCAPTCHA) bij inloggen, aanmelden en het contactformulier van Fit Relay | Gegevens die reCAPTCHA in je browser verzamelt om in te schatten of je een mens bent; reCAPTCHA laadt pas als je zo'n formulier gebruikt | Geautomatiseerd misbruik weren | Gerechtvaardigd belang |
| Het organisatie-account van een klant | Naam, e-mailadres, de organisatie en haar KvK-nummer, inloggegevens en het geheim voor tweestapsverificatie (versleuteld opgeslagen) | Toegang geven, de overeenkomst uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturering van het abonnement | Organisatienaam, KvK-nummer, factuuradres en -contact, de klant- en factuurgegevens in Stripe | Het abonnement en de extra's factureren en innen | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke bewaarplicht |
| Beveiliging van het platform | Elke inlog, foute code, geweigerde pagina, nieuwe rol en gewijzigd wachtwoord: een account-id, het IP-adres en de reden | Misbruik opsporen en onderzoeken | Gerechtvaardigd belang: beveiliging |
| Servicemail | Je e-mailadres en naam | Uitnodigingen en accountmails | Uitvoering van de overeenkomst |
Wat we als verwerker voor een gym verwerken
Een gym gebruikt Fit Relay om zijn leden te begeleiden. Daarvoor bewaart Fit Relay in opdracht van de gym: de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer als dat is opgegeven, de gym en de coach van het lid; trainings- en voedingsschema's; trainings- en maaltijdlogs en lichaamsmetingen; dagelijkse check-ins (zoals energie, slaap, spierpijn en gewicht) en meldingen van pijn; berichten tussen lid en coach; afspraken en boekingen; contracten, betalingen en credits met het bewijs van ondertekening (tijdstip, IP-adres, browser, de geaccepteerde tekst); en, alleen als het lid daar in de iOS-app toestemming voor geeft, dagtotalen uit Apple Gezondheid (stappen, slaap, gemiddelde hartslag, actieve energie, gewicht).
Veel hiervan zijn gegevens over gezondheid (artikel 9 AVG). De gym bepaalt waarom en op welke grondslag hij deze gegevens verwerkt en is daarvoor verantwoordelijk. Fit Relay verwerkt ze alleen in opdracht van de gym, onder de verwerkersovereenkomst in artikel 12 van onze algemene voorwaarden, en nooit voor eigen doeleinden.
Een lid kan de toestemming voor Apple Gezondheid altijd in de app intrekken. Wat daarvoor is gesynchroniseerd blijft staan tot de gym of het lid het laat verwijderen.
Wie de gegevens ziet
Binnen Fit Relay zien het lid, zijn coach (en een vervangende coach zolang die is ingesteld) en de mensen aan wie de gym toegang geeft de gegevens van een lid.
De platformbeheerders van Fit Relay zien organisaties, abonnementen en de mensen van elke organisatie (naam, rol, coach) om de dienst te leveren, maar niet de schema's, logs, check-ins of contracten van leden.
De database scheidt de gegevens van elke gym per rij, zodat een gym nooit die van een andere gym kan lezen.
Ontvangers en subverwerkers
Fit Relay draait op eigen servers van NForce IT in Nederland. We delen persoonsgegevens alleen met deze partijen, elk gebonden aan een overeenkomst:
| Partij | Waarvoor | Gegevens |
|---|---|---|
| Stripe | Betalingen: iDEAL, kaart en SEPA-incasso, facturen voor het abonnement en voor contracten van leden | Naam, e-mailadres, betaalgegevens, bedragen, de machtiging |
| Google Workspace (Gmail) | Het versturen van alle mail van Fit Relay en het ontvangen van het contactformulier | E-mailadres, naam, de inhoud van de mail |
| Google reCAPTCHA | Botbescherming bij inloggen, aanmelden en het contactformulier van Fit Relay; niet op de pagina's van een gym | Gegevens die reCAPTCHA in de browser verzamelt |
| Google Analytics 4, alleen na toestemming | Statistieken | Cookie-id, pagina's, handelingen, rol en korte naam van de gym |
| Apple Push Notification service | Pushmeldingen naar de iOS-app, als het lid die toestaat | Een apparaattoken en de tekst van de melding |
Betaalgegevens (kaart, IBAN) vul je in op de pagina's van Stripe; Fit Relay slaat ze niet op. We verkopen geen persoonsgegevens. We geven gegevens alleen aan instanties als de wet ons daartoe verplicht.
Doorgifte buiten Europa
De servers van Fit Relay staan in Nederland. Google, Stripe en Apple zijn concerns met moederbedrijven in de Verenigde Staten; daardoor kunnen persoonsgegevens naar de Verenigde Staten gaan als zij ze verwerken.
Die doorgifte steunt op het EU-VS Data Privacy Framework waar de ontvanger daaronder is gecertificeerd, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van de waarborgen vraag je op via privacy@fitrelay.app.
Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Sessiecookie frp-token | 7 dagen, of tot je uitlogt |
| Cookies voor thema, taal en cookiekeuze | 1 jaar |
| Technische serverlogs | 14 dagen |
| Beveiligingslog (inlogpogingen, geweigerde pagina's) | 90 dagen |
| Audittrail van wijzigingen in Fit Relay | Zolang die nodig is als bewijs van wie wat wijzigde, en uiterlijk tot de gegevens waar het over gaat zijn verwijderd |
| Gelezen meldingen in de app | 90 dagen |
| Uitnodigingslinks | 24 uur, daarna werken ze niet meer |
| Berichten via het contactformulier | 12 maanden na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit volgt |
| Een aanmelding die niet wordt betaald | Na 24 uur, of na 14 dagen als een iDEAL- of SEPA-betaling nog wordt verwerkt: dan verwijderen we je account en je akkoord. De bedrijfsnaam en het KvK-nummer blijven in de audittrail staan, die niet kan worden gewijzigd |
| Akkoord met de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst | Zolang de overeenkomst loopt, en daarna 5 jaar (de wettelijke verjaringstermijn) |
| Organisatie-account en contactpersonen | Zolang de overeenkomst loopt, en daarna zolang de gegevens van de organisatie in Fit Relay staan |
| Facturen en betaalgegevens | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Gegevens in Google Analytics | 14 maanden |
| Gegevens die we voor een gym verwerken | Tot de gym ze verwijdert of ons vraagt ze te verwijderen of terug te geven, ook na het einde van de overeenkomst |
Wordt een account verwijderd, dan worden de gegevens die eraan hangen mee verwijderd, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
Je rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en gegevens die je ons gaf in een gestructureerde, machineleesbare vorm te ontvangen.
Dat laatste kan ook zelf: onder Instellingen download je al je eigen gegevens als bestand.
Stuur je verzoek naar privacy@fitrelay.app. We antwoorden binnen een maand en kunnen je vragen aan te tonen wie je bent. Gaat je verzoek over gegevens die je gym in Fit Relay bewaart? Dan sturen we het door naar je gym, die erover beslist, en helpen we je gym het uit te voeren.
Vind je dat we verkeerd met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We horen het graag eerst van jou.
Toestemming intrekken
Waar we op je toestemming steunen, kun je die altijd intrekken; wat daarvoor gebeurde blijft rechtmatig. Statistieken en advertenties: Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Apple Gezondheid: in de Fit Relay-app en in de Gezondheid-instellingen van iOS. Al het andere: privacy@fitrelay.app.
Geautomatiseerde besluiten
Fit Relay neemt over jou geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben, en maakt geen profiel van je. Fit Relay bevat geen kunstmatige intelligentie die over leden beslist.
Er zijn twee automatische beveiligingscontroles: reCAPTCHA schat in of een inlog, aanmelding of contactbericht van een mens komt, en een verzoek met een heel lage score wordt geweigerd (je kunt ons dan mailen); en na te veel foute wachtwoorden of codes is inloggen een kwartier geblokkeerd.
Beveiliging
Elk account logt in met een wachtwoord en een tweede stap (een code uit een authenticator-app). Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). De database scheidt de gegevens van elke gym per rij, de servers accepteren alleen verbindingen vanaf de rand van het netwerk, en elke inlog en geweigerde toegang wordt vastgelegd.
Gaat er toch iets mis, dan informeren we de betrokken gyms en, waar de wet dat vraagt, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen als Fit Relay verandert. De datum bovenaan toont de huidige versie; belangrijke wijzigingen melden we klanten per e-mail.